Une secrétaire particulière est une personne dont le travail consiste à maintenir le calendrier, le planning, les fichiers, la réception des appels téléphoniques et les courriers.
Une secrétaire personnelle travaille exclusivement pour un client privé, une famille ou un VIP et accomplit une variété de tâches pour l'aider à gérer son entreprise et sa vie privée.
Cela inclut la compréhension des préférences et des intérêts de l'employeur. Le travail de secrétaire privée exige également de solides compétences organisationnelles et de communication.
Certaines secrétaires administratives se concentrent sur la planification de voyage, la planification de réunions, ainsi que la gestion des courriers.
D'autres agissent comme chefs de projet ou chefs de bureau et s'engagent dans des tâches complexes, notamment, dans la gestion des budgets, et de la comptabilité.
Quelles sont les tâches et les responsabilités d'une secrétaire?
- fixer des rendez-vous pour les réunions
- être un filtre pour les appels non désirés
- organiser les voyages d'affaires
- gérer les interviews
- rédiger le courrier (lettres, invitations)
- préparer des présentations et des documents pour les réunions
- prendre les messages
- gérer le budget et les achats pour l'employeur
- commander les fournitures de bureau et cadeaux
- payer les services tels que le pressing , matériel de bureau, l'entretien des véhicules et services de conciergerie
- régler les factures d'hôtels, vols, réservations de salle de conférence
- assurer la liaison entre l'employeur, son personnel de maison et les clients ou invités.
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